Một trong những vấn đề nan giải nhất mà nhiều chủ doanh nghiệp gặp phải là dù nhân viên vẫn làm việc đầy đủ nhưng hiệu suất thấp, công việc trì trệ và các bộ phận phối hợp thiếu nhịp nhàng. Doanh nghiệp vẫn trả lương đều đặn mỗi tháng nhưng giá trị nhận lại không tương xứng, và nguyên nhân không nằm ở “nhân sự yếu”, mà chủ yếu do quy trình nhân sự và hệ thống quản trị chưa được chuẩn hóa.
Dưới đây là 5 lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp mất hiệu suất và cách khắc phục từ góc nhìn chuyên gia nhân sự.
Lỗi 1: Không có mục tiêu và KPI rõ ràng
Nhiều nhân viên đi làm mỗi ngày nhưng không biết:
- Mục tiêu cuối cùng của vị trí là gì
- Kết quả cần đạt trong tuần/tháng là gì
- Ưu tiên công việc nào quan trọng hơn
- Chỉ số nào để đo lường hiệu quả
Khi không có KPI rõ ràng, nhân sự sẽ:
- Làm theo cảm tính
- Mỗi người hiểu một cách
- Làm nhiều nhưng không ra kết quả
- Trì trệ, chậm tiến độ
Điều này khiến doanh nghiệp trả lương nhưng không “mua” được năng suất.
Giải pháp: Xây dựng hệ thống KPI theo 3 tầng:
- 1. Mục tiêu phòng ban
- 2. Mục tiêu vị trí
- 3. Mục tiêu theo tuần/tháng
Nhân viên sẽ biết mình phải đạt gì và đạt bao nhiêu là đủ.
Lỗi 2: Không có quy trình phối hợp giữa các bộ phận
Một vấn đề rất phổ biến trong SMEs:
- Bán hàng đổ lỗi cho Marketing
- Marketing đổ lỗi cho vận hành
- Vận hành đổ lỗi cho kho
- Kho đổ lỗi cho mua hàng
Thực tế không ai sai — lỗi nằm ở không có quy trình phối hợp, không rõ ai làm trước – ai làm sau – ai chịu trách nhiệm – ai phê duyệt.
Không có quy trình → Không có chuẩn → Không có hiệu suất.
Giải pháp: Chuẩn hóa quy trình liên phòng ban (Cross-functional SOP).
Khi SOP rõ ràng, mọi người phối hợp nhịp nhàng, tiến độ chạy nhanh hơn rất nhiều.
Lỗi 3: Không có Quy trình đánh giá – nhân viên không biết mình làm tốt hay chưa
Nếu doanh nghiệp không có quy trình đánh giá định kỳ, nhân viên sẽ:
- Không biết mình đang tiến bộ hay đi lùi
- Không biết đâu là điểm mạnh để phát huy
- Không biết đâu là điểm yếu cần cải thiện
- Không có cơ sở để tăng lương hay thăng tiến
Điều này khiến nhân sự thiếu động lực, làm việc theo kiểu “ổn là được”.
Giải pháp: Thiết kế quy trình đánh giá 3 bước:
- Đánh giá thử việc
- Đánh giá hàng tháng/ quý
- Feedback 1:1
Khi được phản hồi rõ ràng, nhân viên sẽ phát triển nhanh hơn và cam kết hơn.
Lỗi 4: Không có nội quy & chính sách rõ ràng – dẫn đến mâu thuẫn nội bộ
Nhiều doanh nghiệp áp dụng nội quy theo kiểu: “thấy sai thì nhắc”, “thấy vi phạm thì xử lý”, nhưng không có văn bản rõ ràng.
Điều này dẫn đến:
- Nhân viên cảm thấy thiếu công bằng
- Không biết mức phạt – mức thưởng
- Dễ xảy ra xung đột giữa cấp trên và cấp dưới
- Nội bộ thiếu sự thống nhất
Giải pháp: Văn bản hóa toàn bộ chính sách:
- Nội quy lao động
- Quy định lương – thưởng
- Quy định ca làm – nghỉ phép
- Quy trình xử lý vi phạm
Rõ ràng – minh bạch – công bằng → nhân sự yên tâm làm việc lâu dài.
Lỗi 5: Không có mô tả công việc chuẩn – nhân viên làm nhiều nhưng không đúng trọng tâm
Một trong những lãng phí lớn nhất trong doanh nghiệp là: nhân viên làm nhiều việc nhưng không làm việc quan trọng do quy trình nhân sự không rõ ràng.
Khi JD không rõ ràng:
- Nhân viên không phân biệt việc chính và việc phụ
- Làm tràn lan
- Thiếu trọng tâm
- Giảm hiệu suất chung
Doanh nghiệp trả lương nhưng không “mua được” đúng giá trị cần có.
Giải pháp: Xây lại JD theo tiêu chuẩn năng lực:
- Mục tiêu vị trí
- Nhiệm vụ trọng tâm
- KPI
- Quyền hạn
- Kỹ năng bắt buộc
Khi JD rõ, nhân viên tập trung đúng việc, hiệu suất tăng gấp 2–3 lần.
Tóm lại: Hiệu suất thấp không phải lỗi cá nhân – đó là lỗi hệ thống
Nhân viên không thể tự tạo ra hiệu suất cao nếu:
- Không biết phải làm gì
- Không biết làm đúng hay sai
- Không biết mục tiêu cần đạt
- Không có quy trình phối hợp
- Không có đánh giá
- Không có quy định rõ ràng
Quy trình Nhân sự chính là “bộ xương sống” để doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
Giải pháp: Gói Soạn thảo Quy trình Nhân sự trọn gói – HPTP HR & Law
HPTP hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế đầy đủ hệ thống quản trị quy trình nhân sự, giúp tăng hiệu suất và giữ chân nhân sự bền vững:
- Bộ SOP cho từng phòng ban
- JD theo năng lực
- KPI theo vị trí
- Quy trình phối hợp liên phòng ban
- Onboarding 7–14 ngày
- Quy trình đánh giá hiệu suất
- Nội quy – Chính sách – Quy định
- Biểu mẫu – checklist áp dụng ngay
Chỉ cần doanh nghiệp có bộ quy trình chuẩn, hiệu suất nhân sự sẽ tăng mạnh, mâu thuẫn nội bộ giảm và nhân sự gắn bó lâu dài hơn.
________________________________________
📩 Email: tram.nguyen@tp-hrservices.com
📞 Hotline: 0979 081 026
🌐 HPTP HR & Law – “Vững nhân sự – Chuẩn pháp lý”
